Black Friday e Natal: planeje o pico sem alugar vans de última hora

Segunda-feira, 30 de novembro, Cyber Monday. Desde sexta você está com o dobro de pedidos e na segunda chega outra onda. Você liga para a locadora pedindo mais duas vans e ouve o mesmo que o resto do setor: não tem nenhuma até janeiro, ou tem uma pelo triplo do que você pagou em setembro.

Isso acontece todo ano, e quase sempre pelo mesmo motivo. Não é que falte frota. É que a decisão de quanta frota é necessária é tomada tarde e com a conta errada.

Este guia é sobre fazer essa conta direito e a tempo: quanta capacidade você realmente precisa para o pico do Q4 e o que fazer em cada semana daqui até 24 de dezembro.

Por que o pico do Q4 é mais difícil que o do verão

Se você já leu como escalar a entrega no verão sem comprar vans, a lógica é a mesma. Mas o pico de fim de ano tem complicações próprias:

• Vem em ondas, não em platô. Primeiro a semana da Black Friday (27 de novembro) e a Cyber Monday (30 de novembro). Depois uma pausa enganosa. E então os dias de 14 a 24 de dezembro, que para muitos são o pico de verdade.
• Há mais ausentes. Mais pedidos residenciais, mais gente que não está em casa. As entregas malsucedidas sobem justo quando você tem menos margem.
• O trânsito piora. Ruas comerciais cheias, mais tempo para estacionar e mais tempo em cada parada.
• Todo mundo procura a mesma coisa ao mesmo tempo. Vans, motoristas e terceirizados. Quem reserva em novembro escolhe entre o que sobrou.

A capacidade que você acha que precisa e a que realmente precisa

A conta habitual é esta: “se os pedidos sobem 50%, preciso de 50% mais vans”. É a conta mais fácil e quase sempre superdimensiona.

A conta certa tem três variáveis: paradas por rota, janelas de entrega e turnos.

Paradas por rota: a densidade joga a seu favor

Quando os pedidos sobem, as paradas ficam mais próximas. Mais entregas nas mesmas ruas significa menos quilômetros entre uma e outra. Uma rota que hoje faz 60 paradas pode fazer bem mais no pico se a ordem das paradas for recalculada com o volume real, e não com as zonas fixas de sempre.

Um exemplo ilustrativo: uma operação com 20 rotas de 60 paradas faz 1.200 entregas por dia. No pico, espera 1.800. A conta fácil diz 30 rotas, dez vans a mais. Se com a nova densidade cada rota chega a 70 paradas, são 26 rotas. Não são dez vans, são seis. E ainda nem mexemos em janelas nem turnos.

Atenção ao outro lado: no pico também sobe o tempo de atendimento por parada. Mais volumes por entrega, mais espera na portaria, mais tempo procurando onde parar. Meça os dois efeitos com os seus dados das últimas semanas, não com intuição.

Janelas de entrega: cada janela estreita custa capacidade

Uma janela das 9h às 10h obriga a van a estar naquele bairro naquele horário, mesmo que a ordem ideal dissesse outra coisa. Dez janelas estreitas numa rota podem custar várias paradas.

No pico, ofereça janelas amplas por padrão e reserve as estreitas para quem realmente precisa. Se a sua operação permitir, cobre pela janela estreita. Explicamos mais em como gerenciar janelas de entrega sem perder eficiência.

Turno duplo: o veículo que você já tem, duas vezes por dia

Uma van que trabalha das 8h às 15h fica parada o resto do dia. Um segundo turno à tarde, com outro motorista e a mesma van, dá quase outra rota sem somar outro veículo, outro seguro nem outra vaga. Sempre respeitando a jornada e os descansos de cada motorista.

No exemplo acima, se oito das 20 vans fizerem uma segunda volta à tarde com 35 paradas, você cobre mais 280 entregas. O buraco de seis vans cai para duas ou três. Isso já é um reforço que dá para reservar com calma.

Checklist semana a semana: de 19 de outubro a 24 de dezembro

Semana de 19 de outubro: a previsão

• Puxe os dados do pico do ano passado: pedidos por dia, rotas, paradas por rota e entregas malsucedidas.
• Converse com os clientes ou com o time comercial. Campanhas novas, clientes novos, mudanças de horário?
• Coloque três números na mesa: volume normal, volume de pico provável e volume de pico pessimista.

Semana de 26 de outubro: a sua capacidade real

• Meça as paradas por rota reais, não as teóricas.
• Meça o tempo de atendimento por parada e o tempo morto entre paradas.
• Calcule a sua taxa de entregas malsucedidas. É capacidade que você já está jogando fora, e você sabe quanto custa de verdade cada entrega.

Semana de 2 de novembro: cenários

• Simule um dia de pico com o volume previsto no seu software de roteirização. Veja quantas rotas saem de verdade.
• Teste variantes: janelas mais amplas, segundo turno, depósito com horário estendido.
• Decida quais alavancas vai usar e com que volume cada uma entra em ação.

Semana de 9 de novembro: reforço, só para o buraco que sobrar

• Se depois de otimizar ainda faltar capacidade, reserve agora: locação, autônomos ou terceirizados.
• Peça contratos flexíveis por semana, não por mês.
• Cadastre os motoristas de reforço no app e treine antes do pico, não no primeiro dia.

Semana de 16 de novembro: ensaio geral

• Faça um dia de teste com volume de pico simulado. Encontre os gargalos: carga na doca, saída das rotas, endereços mal geolocalizados.
• Ative os avisos automáticos ao cliente, se ainda não tiver. É o jeito mais rápido de reduzir entregas malsucedidas.
• Deixe escrito o plano de cada dia do pico: quem planeja, a que horas saem as rotas, o que acontece se um pedido entra tarde.

De 23 a 30 de novembro: Black Friday e Cyber Monday

• Replaneje todo dia com o volume real. As rotas de ontem não servem para hoje.
• Acompanhe as entregas malsucedidas em tempo real e passe para a volta da tarde as que der.
• No fim de cada dia, anote o que quebrou. Você vai precisar disso em dezembro.

De 1 a 13 de dezembro: ajustar

• Revise o que novembro ensinou: sobrou ou faltou capacidade? Onde?
• Ajuste o reforço para dezembro. Aumente ou reduza agora, não no dia 20.
• Planeje os feriados: menos dias úteis e pedidos acumulados para o dia seguinte.

De 14 a 24 de dezembro: o pico de verdade

• Comunique uma data-limite de pedido para entrega garantida antes do Natal.
• Janelas amplas, rotas um pouco mais curtas e uma folga de capacidade para imprevistos.
• Nos dois últimos dias, priorize as entregas que mais importam para o cliente. Nem todo pedido tem a mesma urgência.

Quando alugar faz sentido

Às vezes a resposta é que, sim, falta frota. Se você aumentou as paradas por rota, abriu as janelas, tem segundo turno e o volume ainda não cabe na jornada, alugue. Mas alugue o buraco que sobrou, não o percentual que os pedidos subiram. E faça isso em outubro, enquanto ainda dá para escolher.

Onde a Routal ajuda

A Routal recalcula as rotas todo dia com o volume real, para encaixar mais paradas com menos quilômetros quando a densidade sobe. Permite simular o dia de pico antes que ele chegue, ver quantas rotas cada cenário exige e refazer o planejamento em minutos quando entram pedidos tarde. Os avisos automáticos ao cliente reduzem as entregas malsucedidas que comem a sua capacidade justo quando ela mais falta.

O pico se ganha em outubro

A Black Friday não se resolve na semana da Black Friday. Se resolve agora, com a conta bem feita e tempo para escolher. Quem chega a 27 de novembro sabendo quantas rotas precisa não tem que ligar para ninguém na segunda, dia 30.

Comece esta semana pelo mais simples: descubra quantas paradas cada rota fez, em média, no pico do ano passado.

E se quiser simular o pico deste ano com os seus dados, agende uma conversa com a gente →