Coste real por entrega: qué incluye y cómo calcularlo

Las 7:42. Marta abre el portátil y mira el Excel. Trece rutas, treinta y dos clientes, dos furgonetas en taller. Empieza a mover celdas con el café aún sin terminar.

Pregúntale cuánto le cuesta una entrega y te dirá una cifra rápida: combustible más el sueldo del conductor, dividido entre las paradas del día. Sale un número redondo y tranquilizador.

Ese número está mal. No porque Marta calcule peor que nadie, sino porque el coste real de una entrega vive en sitios que no aparecen en la factura del gasóleo. Y mientras no lo veas entero, estás tomando decisiones con la mitad de la foto.

El coste que tienes en la cabeza está incompleto

La mayoría mide lo que es fácil de medir: lo que se paga con una factura. Combustible, sueldos, la cuota del renting. Son costes visibles, llegan cada mes con su importe y es cómodo sumarlos.

El problema es que la parte más cara del reparto no llega con factura. Llega en forma de tiempo, de vueltas atrás y de días que se tuercen. Y esa parte no la estás contando.

Los costes que sí ves

Estos casi todo el mundo los tiene fichados, y está bien empezar por aquí:

• Combustible. El más obvio y el que más miras cuando sube.
• Sueldos de los conductores. La parte imputable a las horas de reparto.
• Vehículo. Amortización o cuota, mantenimiento, seguro, neumáticos.

Súmalos y tendrás tu coste "de manual". Es un buen punto de partida. Pero es solo la mitad.

Los costes ocultos que se comen tu margen

Aquí está el dinero que no ves. Y suele ser mucho más de lo que imaginas.

El tiempo de planificación. Esas dos horas de Marta cada mañana con el Excel son un coste. Su sueldo por hora, multiplicado por los días del mes, es una cifra que rara vez aparece en el cálculo de "coste por entrega". Pero está ahí, todos los días.

Las entregas fallidas. Este es el más doloroso. Cuando un paquete no llega a la primera, pagas la ruta dos veces: la que no funcionó y la que repites. Kilómetros dobles, tiempo doble y, casi siempre, una llamada del cliente preguntando dónde está lo suyo. Una entrega fallida no cuesta como una entrega normal: cuesta el doble o el triple. Y eso, seguramente signifique estar perdiendo dinero.

Las horas extra y los imprevistos. Una furgoneta que se avería, un cliente que no responde, un pedido que se añade a última hora. Cada imprevisto estira la jornada, y esa jornada estirada se paga.

La atención al cliente. Cada llamada de "¿dónde está mi pedido?" es tiempo de alguien de tu equipo que no estaba presupuestado en ninguna ruta.

La fórmula sencilla del coste real

No necesitas una hoja de cálculo enorme. Necesitas una división honesta:

Coste real por entrega = (todos los costes del mes) ÷ (entregas completadas en el mes)

La clave está en dos palabras. Todos: los visibles y los ocultos, sin dejarte el tiempo de planificación ni las resegundas. Completadas: las que de verdad llegaron, no las que salieron de almacén.

Un ejemplo para verlo claro. Imagina 1.000 entregas al mes y estos costes:

• Combustible, sueldos y vehículos: 11.000 €
• Tiempo de planificación (las mañanas de Marta): 1.200 €
• Entregas fallidas y resegundas: 3.500 €
• Horas extra y atención al cliente: 2.300 €

Total: 18.000 €. Entre 1.000 entregas, sale 18 € por entrega. Pero si solo hubieras contado lo visible, dirías 11 €. Esos 7 € de diferencia, multiplicados por mil entregas, son 7.000 € al mes que creías que no existían. Suficiente para cubrir el sueldo de otra persona, o para dejar de trabajar con el margen en el filo.

(Los números son un ejemplo. Haz los tuyos: el ejercicio importa más que la cifra exacta.)

Dónde está el dinero que puedes recuperar

Lo bueno de calcular el coste real es que te enseña dónde está el cuello de botella. Y casi siempre el dinero está en los mismos tres sitios:

• Las entregas fallidas. Cada punto que subes en entregas a la primera se nota directo en el coste. Es la palanca más rentable que existe.
• El tiempo de planificación. Si la ruta se prepara sola en minutos en vez de a mano en horas, recuperas el sueldo de esas mañanas —y a Marta para cosas más importantes que arrastrar celdas.
• Los kilómetros de más. Una ruta bien trazada gasta menos gasóleo y termina antes, lo que también recorta horas extra y desgaste del vehículo.

Aquí es donde Routal puede hacerte crecer: las rutas se preparan en minutos en lugar de a mano, el conductor lleva sus paradas ordenadas y una hora realista, y el cliente recibe aviso preciso y automático de cuando llegará el repartidor. Y si algo cambia, el cliente siempre está al corriente, y no acaba en una entrega fallida. No es magia; es dejar de pagar por lo que no ves.

Empieza por medir

No hace falta que cambies nada esta semana. Hace falta que sepas tu número real. Coge los costes de un mes —todos— y divídelos entre las entregas que de verdad llegaron.

Si el resultado te sorprende, bien: acabas de encontrar el margen que llevabas tiempo buscando. Y lo que se puede medir, se puede mejorar.

Empieza por lo que más pesa: calcula cuánto te cuesta cada entrega fallida y verás por dónde empezar.

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