Se você trabalha em serviços de entrega, distribuição ou rodoviários, chega um momento em que o Excel deixa de ser “uma solução” e se torna o gargalo. Não porque o Excel seja ruim (na verdade, é brilhante para muitas coisas), mas porque As operações logísticas estão crescendo em complexidade mais rapidamente do que as planilhas.

E quando isso acontece, os sintomas começam: rotas que não combinam, motoristas esperando instruções, ligações de clientes perguntando “a que horas você está chegando?” , dados duplicados, mudanças de última hora que quebram o cronograma e uma equipe inteira vivendo no modo de “apagar incêndios”.

Neste artigo, vamos ver Por que o Excel retarda o crescimento, quais sinais já indicam isso e como mudar para um software de logística sem sofrer (e acima de tudo, sem perder o controle).

Por que o Excel “funciona”... até parar

O Excel (e seus primos: Planilhas Google, CSVs, modelos antigos) geralmente é a primeira ferramenta para organizar entregas. É barato, flexível e todo mundo sabe disso.

O problema é que A última milha não é um Excel. É um sistema vivo:

• Pedidos que chegam com atraso
• Endereços incompletos
• Janelas de tempo
• Prioridades
• Concidências
• Confirmações de entrega
• Tentativas repetidas
• Clientes que mudam o horário
• Trânsito, clima e realidade

Desde que o volume seja pequeno, você pode lidar com isso. Quando você cresce, o Excel não se adapta à sua operação: Somente o caos aumenta.

7 sinais de que o Excel já está atrapalhando sua logística

1) “A rota perfeita” depende de uma pessoa

Se há alguém que “sabe como fazer isso” e sem que essa pessoa planeje sofra, você não tem um processo: você tem um herói. E isso não é escalável.

2) Versões infinitas: final_v3_ahora_sí.xlsx

Quem tem a versão mais recente? O que mudou? Por que o motorista tem outra lista? O Excel não foi feito para controle de versão operacional em tempo real.

3) Mudanças de última hora = refazer tudo

Adicionar 5 paradas urgentes não deve forçar você a refazer 12 rotas manualmente. Mas com o Excel, isso geralmente acontece.

4) Não há visibilidade no caminho

Quando seus motoristas saem, o Excel permanece no escritório. E o que acontece na rua se traduz em ligações, WhatsApp e “te conto mais tarde”.

5) O cliente força você a jogar cartomante

Sem horários de chegada confiáveis (ETAs), o cliente pergunta. E se você perguntar, sua equipe responde. E se ele responder, ele se distrai. Resultado: mais erros.

6) Os dados estão “sujos” (e mais a cada semana)

Endereços com erros ortográficos, telefones com defeito, códigos postais incompletos, notas confusas... O Excel não força você a padronizar. E se você não padronizar, Você cresce com dados fracos?.

7) Medir KPIs é um inferno

Se para saber pontualidade, km, produtividade ou incidentes você precisa “cruzar” três folhas, está perdendo a coisa mais valiosa: aprendendo.

O custo oculto do Excel: não é a licença, é a hora (e os erros)

O Excel não custa dinheiro... mas custa a você:

• Horas de planejamento manual (todos os dias, todas as semanas)
• Erros de copiar/colar
• Paradas atribuídas incorretamente
• Clientes insatisfeitos
• Km extra
• Motoristas frustrados
• Decisões baseadas na “intuição”
• Oportunidades perdidas Porque sua equipe está saturada

E o pior: na hora de crescer (mais áreas, mais frota, mais pedidos), o Excel não acompanha. Isso força você a escolher entre:

• Cresça e perca qualidade, ou
• Mantenha a qualidade e não cresça

“Mas já temos um processo no Excel...” (e é por isso que dói mudar)

Totalmente normal. O Excel se torna “o sistema” com o tempo: macros, validações, guias por zonas, cores, fórmulas... e uma sensação de controle.

A mudança é assustadora por dois motivos:

1. Medo de perder esse controle
2. Medo de uma migração lenta e traumática

A boa notícia: migrar para o software de logística hoje não tem nada a ver com esses projetos eternos de anos atrás.
Na Routal, há clientes que implementaram a solução em menos de 24 horas. Se você já estiver trabalhando no Excel, precisará de menos de 5 minutos para ver suas rotas planejadas.

O maior inimigo do escalonamento: a qualidade dos dados

Aí vem um tópico chave (e muito real): antes de otimizar rotas, você precisa Limpar dados.

Sua operação é tão boa quanto as informações que você fornece. Se seus endereços, números de telefone ou janelas de horário estiverem errados, qualquer planejamento será prejudicado.

Exemplo clássico: “Número de telefone no Excel”

Sim, parece uma busca estranha, mas é um dos problemas mais comuns.

• Telefones sem prefixo (+34?)
• Números com espaços, hífens ou texto (“Ligue primeiro” dentro do campo)
• Zeros à esquerda que desaparecem
• Excel interpretando o número como uma fórmula ou notação científica

Resultado: o motorista não consegue ligar, o cliente não é notificado e a entrega é complicada.

Dica rápida: No Excel, trate o telefone como texto, não como um número. E padroniza o formato (por exemplo: +34XXXXXXXXX).

Se sua equipe já pesquisou por “número de telefone no Excel”, você sabe do que estamos falando: quando os dados não são padronizados, a operação falha.

Quando tudo vem em CSV: “Do csv ao Excel” não é o objetivo final

Outro clássico do dia a dia: você baixa pedidos de comércio eletrônico/ERP em CSV, os converte e os trabalha no Excel.

A busca de “csv para excel” é comum porque o fluxo geralmente é:

1. Exportar CSV
2. Eu abro no Excel
3. Eu limpo “como eu posso”
4. Distribuição por rota
5. Voltei a exportar/imprimir/enviar via WhatsApp

Funciona... até que você tenha:

• Vários canais de pedidos
• Vários armazéns
• Diferentes intervalos de tempo
• Incidentes
• Tentativas repetidas
• Monitoramento ao vivo

É aí que o software de logística oferece uma grande vantagem: conecte dados, planejamento e execução em um único fluxo, sem depender de conversões e patches.

O que o software de logística faz que o Excel não consegue fazer (sem enlouquecer)

1) Otimização automática de rotas (de verdade)

Não “classifique por código postal”. Falamos sobre levar em consideração:

• Capacidade do veículo
• Janelas de tempo
• Prioridades
• Tempos de serviço
• Restrições (zonas, horários, tipos de veículos)
• Reduza km e mais entregas por rota e tempo

2) Replanejamento em minutos

Pedidos urgentes, cancelamentos, incidentes... um bom software permite que você reotimizar sem refazer tudo manualmente. 2 cliques.

3) Aplicativo de motorista e comprovante de entrega

Os motoristas precisam de:

• Limpar lista de paradas
• Navegação
• Estado por parada
• Notas e evidências (foto, assinatura, incidentes)

O Excel não funciona na rua. Software, como o Routal, sim.

4) Rastreamento e ETAs para o cliente

Menos chamadas. Mais confiança.

• Rastreamento em tempo real (ou quase real)
• Avisos de atraso
• ETA atualizado
• Mais experiência profissional
• Melhor percepção do serviço (e isso significa clientes fiéis felizes)

5) Métricas, KPIs e melhoria contínua

Sem dados, sem melhorias. O software ajuda você a medir:

• Pontualidade
• Km por entrega
• Entregas por hora
• Tempos de serviço
• Incidentes
• NPS/Satisfação

A mudança inteligente: não é “jogar fora o Excel”, é profissionalizar as operações

Aqui está uma ideia importante: O Excel não desaparece. Ainda é útil para análises pontuais, relatórios ou preparação de dados.

O que muda é isso:

• O Excel deixa de ser o “centro” da sua logística
• Torna-se um suporte, não o motor

O motor deve ser um sistema projetado para planejar, otimizar e monitorar rotas.

Como migrar do Excel para o software de logística sem drama (passo a passo)

Etapa 1: Identifique seu “modelo mínimo viável”

Não tente migrar 25 guias e 300 colunas. Comece com o básico:

• ID do pedido
• nome
• Endereço completo
• Cidade/CP
• Janela de tempo
• telefone
• notas
• pacotes/peso (se aplicável)

Etapa 2: Padronizar e Limpar dados

É aqui que a migração é vencida (ou perdida).

Lista de verificação rápida para Limpar dados:

• Endereços separados (rua/número/cidade/CEP)
• Telefones de formato consistente (+34XXXXX)
• Janelas de tempo unificadas (HH:MM-HH:MM)
• Eliminação de duplicatas
• Campos obrigatórios definidos
• Notas operacionais claras

Etapa 3: comece com uma área ou um tipo de rota

Dirija com uma rota, crie confiança em sua equipe:

• Uma rota
• Uma área
• Um armazém
• Uma equipe de motoristas
• Um tipo de serviço (entrega, instalação, coleta)

Etapa 4: medir o impacto com KPIs simples

Antes versus depois:

• Tempo de planejamento
• Total de km
• Entregas por rota
• Pontualidade
• Chamadas recebidas de “quando você vai chegar?”

Etapa 5: escalar com controle

Quando o piloto funciona, você se expande com confiança.

Onde o Routal se encaixa em tudo isso?

O Routal foi projetado exatamente para esse salto: passar do planejamento manual (e frágil) para a logística escalável.

Com o Routal, você pode:

• planejar e otimizar rotas Em minutos
• gerencie restrições reais de última milha
• Dê aos seus motoristas um aplicativo para executar rotas e relatar estados
• fornecer ao cliente acompanhamento e comunicação
• colete feedback com pesquisas de satisfação
• tenha visibilidade e dados para melhorar a cada semana

Resumindo: menos Excel “apaga fogos de artifício” e operação mais sólida, mensurável e escalável.

Perguntas frequentes

“E se meu Excel for muito avançado?”

Quanto mais avançado, mais sinais de que você já está forçando uma ferramenta generalista para um problema especializado. Se você confiar em macros e processos manuais, o risco aumenta com o volume.

“Mudar para o software significa perder a flexibilidade?”

Normalmente, você ganha flexibilidade operacional (replanejar, monitorar, comunicar). E você mantém a flexibilidade analítica usando exportações ou integrações quando precisar delas.

“O que há de errado com meu fluxo de CSV?”

Você ainda pode importar/exportar quando necessário, mas o objetivo é que o dia a dia não dependa de “csv to excel” como a cadeia principal do processo.

Conclusão: o Excel não é o inimigo... mas é o freio quando você quer crescer

O Excel é uma ótima ferramenta. O problema é quando você tenta fazer com o Excel o que ele exige:

• Otimização
• Execução da rota
• Rastreabilidade
• Comunicação com o cliente
• Melhoria contínua com dados

Se sua operação está crescendo, a hora de mudar não é “quando é impossível”. É Quando você ainda pode fazer isso com controle.

Quer ver como seria sua operação sem o caos do Excel?

Se você quiser, mostraremos o Routal com seus casos reais (zonas, frota, janelas de tempo, tipos de entrega) para que você possa ver quanto tempo e km você pode economizar e como isso melhora a experiência do motorista e do cliente.

👉 Solicite uma demonstração do Routal e veremos isso juntos.

‍

Natal, vendas, Temporada de pico. Os caminhões estão cheios, não há espaço livre no depósito e o tráfego do WhatsApp está cheio de fumaça.
Apenas nessas semanas, fica muito claro quais empresas têm processa... e quais dependem de pessoas específicas para fazer tudo funcionar.

A pergunta incômoda é simples:

Se o seu gerente de tráfego estiver ausente amanhã, você tem uma operação... ou tem um problema?

Este artigo trata de três perfis principais na logística de última milha: Carlos (Chefe de Trânsito), Marta (Diretora de Operações) e Jorge (Controlador Financeiro). Todos os três sofrem do mesmo problema de diferentes ângulos: a falta de padronização de processos.

O erro clássico: confiar na memória em vez do processo

Em muitas operações, o verdadeiro “sistema” não é o ERP, nem o TMS, nem o Excel.
O sistema é chamado Charles.

Carlos sabe de cor:

• Qual motorista conhece melhor cada área.
• Qual cliente não quer entregas à tarde.
• Qual veículo não cabe em qual rua.
• Qual cliente “simplesmente gosta quando Juan sai”.

Isso tem uma vantagem: hoje funciona.
Mas tem vários problemas:

1. Não escala: se você quer crescer, não pode clonar Carlos.
2. Não é resiliente: Se Carlos sair, ficar doente ou se queimar, a operação falha.
3. Não é mensurável: o que está na cabeça deles não gera dados... e sem dados, nem Marta nem Jorge conseguem fazer bem seu trabalho.

A padronização dos processos não diminuirá a importância da experiência de Carlos, mas sim transforme sua experiência em regras claras, visível para todos e replicável.

Para Carlos, o chefe de trânsito: de apagar incêndios à regência da orquestra

Carlos, O bombeiro.
Mais de 20 anos no armazém, com o celular na mão 24 horas por dia. Sua realidade:
um caminhão quebrado, um cliente que liga com raiva, um motorista que não aparece... e tudo resolvido com chamadas e áudios do WhatsApp.

O medo deles é lógico:

“Se instalarmos um sistema automatizado, ele fará coisas absurdas e eu pagarei por elas.”

Portanto, com Carlos, a mensagem tem que ser muito clara:

“O Routal digitaliza sua experiência, não o substitui. Nós damos a você o controle para parar de apagar incêndios e começar a gerenciar.”

O que isso significa na prática?

• Suas regras tribais se tornam regras do sistema:
  • “Esse cliente, só com esse motorista.”
  • “Este veículo, nunca nesta área.”
  • “Não agende entregas neste momento.”
• A ferramenta Automatize o entediante (calcule rotas, atribua paradas, ajuste horários), mas você decide a estrutura.
• Você para de passar o dia revisando rotas manualmente e começa a controlar exceções, incidentes e melhorias.

Padronização para Carlos não é burocracia, é Descanse sua cabeça e realmente recupere o controle.

Para Marta, a diretora de operações: que a operação não depende de heróis

Marta, O estrategista
Responsável por garantir que tudo funcione... mas:

• Ele sabe que a operação depende demais da memória de Carlos.
• Intuir que existem Vazamentos de dinheiro em retornos, quedas, tempo de inatividade.
• Você não tem dados confiáveis para responder às principais perguntas:
  • Devemos comprar mais caminhões ou terceirizar?
  • Esse grande cliente é realmente lucrativo?
  • Para onde vai nosso dinheiro na última milha?

Sua necessidade é clara: Padronização e escalabilidade.

“O Routal elimina a dependência de pessoas-chave e oferece a visibilidade financeira e operacional para expandir seus negócios sem caos.”

Como a padronização ajuda Marta?

• Cada entrega segue um fluxo homogêneo: planejar → executar → gravar → analisar.
• Os critérios de planejamento não mudam mais dependendo de quem está no trânsito; eles se tornam política da empresa.
• Você pode comparar rotas, clientes, zonas e períodos com métricas objetivas: custo por entrega, nível de serviço, incidentes, tempos de espera, etc.
• Quando a alta temporada chegar, você poderá simular cenários:
  “O que acontece se eu adicionar X veículos?” , “E se eu dividir essa área entre duas delegações?”

Resiliência, para Marta, é ser capaz de dizer:

“Se Carlos sair amanhã, a operação continua. O que está desaparecendo é o conhecimento não documentado, e eu já converti isso em um processo.”

Para Jorge, o controlador financeiro: sem um processo, não há números que se somam

Jorge, o mestre do Excel.
Ele vive no mundo das margens, fluxo de caixa e auditoria. O que você mais odeia:

• Notas de crédito para “entregas incompletas”.
• Disputas com clientes porque ninguém sabe o que realmente aconteceu em uma entrega.
• A reconciliação sem fim entre faturas e entregas reais.
• Dinheiro gerenciado por motoristas sem rastreabilidade perfeita.

Seu problema é simples:

Se o processo de entrega não for padronizado e rastreado, Os números não fecham.

Lá, a proposta tem que ser muito tangível:

“Rastreabilidade financeira total desde a rota até o ERP. Feche o ciclo de coleta e reduza os dias do portfólio (DSO).”

Com uma operação padronizada suportada pela Routal:

• Cada parada gera um registro estruturado: quem, quando, onde, como e resultado (entregue, falhou, parcial, etc.).
• A evidência (assinatura, foto, motivo do incidente) está associada à entrega, não a uma mensagem perdida no WhatsApp.
• As tarifas rodoviárias permanecem traçado e reconciliado: quanto cada motorista cobrou, em qual entrega e a qual fatura ela corresponde.
• As discussões com os clientes são reduzidas porque há histórico detalhado e objetivo.

Para Jorge, a padronização não é uma questão operacional: é uma O tópico da margem e do risco financeiro.

O custo real de não estar preparado (spoiler: não é só dinheiro)

Quando a empresa não leva a padronização a sério, os problemas aparecem exatamente quando é menos conveniente: picos de demanda, grandes novos clientes, mudanças regulatórias...

Os custos típicos de não estar preparado:

• Custos diretos
  • Mais devoluções e segundas entregas.
  • Horas extras para “consertar” o que deveria ter funcionado na primeira vez.
  • Frota superdimensionada para compensar as ineficiências.
• Custos ocultos
  • Dependência absoluta de 2-3 pessoas-chave.
  • Decisões estratégicas tomadas às cegas.
  • Tensão constante entre operações, comerciais e financeiras.
• Custos de oportunidade
  • Não poder assumir novos contratos porque “já estamos no limite”.
  • Rejeite projetos interessantes por medo de que a operação falhe.
  • Deterioração da experiência do cliente em momentos-chave (como agora, no Natal).

La resiliência não se trata de perseverar com base no esforço humano, mas de ser capaz de se adaptar — rapidamente e sem dramas — porque o processo é claro e apoiado pela tecnologia.

Alta temporada, Natal e por que essa é a melhor época para falar sobre processos

A campanha Christmas and Kings é o “teste de estresse” natural da logística:

• Se tudo depende dos heróis, o sistema se mantém... até que isso não aconteça.
• Se tudo depender dos processos, você pode aumentar o volume sem multiplicar o caos.

Padronizar hoje não é montar um projeto faraônico, é começar com algo muito específico:

• Defina como você deseja que as rotas sejam planejadas.
• Converta esses critérios em regras dentro do Routal.
• Garanta que cada entrega gere dados úteis para as operações e finanças.

E a partir daí, repita. Melhor processo, melhores dados, melhor decisão.

Um toque de Natal para fechar 🎄

Na Routal, conversamos todos os dias com empresas que desejam passar da logística “pulmonar” para uma operação baseada em processos.
Mas, para ser honesto, neste momento estamos fechando nossos acordos mais importantes com Suas Majestades os Três Reis Magos e, em outras latitudes, com uma certa Papai Noel.

Eles vêm padronizando processos há muitos anos e consideram a Routal a solução ideal para Entregue em tempo hábil a todas as crianças do mundo, sem perder um presente... (não é uma fatura para quem você já conhece) 🛷✨

Porque mesmo no Pólo Norte, eles já sabem que mágica é muito boa, mas o que realmente dá tranquilidade é um bom processo.

‍

A alta temporada está aqui: Black Friday, Natal, vendas... e você com sua van cheia até o topo e o tempo correndo.

A última coisa que você quer é passar de 30 a 40 minutos organizando paradas, lendo direções e lutando com o Google Maps.

É por isso que em Routal para motoristas lançamos uma novidade projetada apenas para esse momento de caos:

👉 planejamento de rotas simplesmente tirando fotos das etiquetas das embalagens.

Sim, literalmente assim: Você pega seu celular, aponta para a etiqueta, clica... e em menos de 1 segundo esse pacote já está em sua rota otimizada.

Como funciona o planejamento fotográfico?

A ideia é muito simples: você se concentra nos pacotes, o Routal faz o resto.

1. Abra o aplicativo Routal for Drivers.
2. Ative o modo “digitalizar por foto”.
3. Você está tirando fotos dos rótulos, um após o outro (sem precisar enquadrar perfeitamente ou perder tempo).
4. O aplicativo lê automaticamente as informações relevantes (endereço, referência, etc.).
5. Quando terminar, Routal Gere a rota ideal em segundos, classificando todas as paradas por distância, horários e prioridades.

💡 O resultado:

• Menos de 1 segundo por pacote para incorporá-lo à sua rota.
• Sem digitar instruções nem pesquise manualmente no mapa.
• Todo pronto para começar muito mais cedo.

‍

‍

‍

‍

‍

Até 30% menos tempo gasto no planejamento 🕒

Com esse novo fluxo, muitos entregadores estão vendo algo muito claro:

• Antes:
  • 20 a 40 minutos organizando a rota manualmente.
  • Muito tempo analisando papéis, aplicativos diferentes e fazendo cálculos mentais.
• Agora com o Routal for Drivers:
  • Você digitaliza pacotes a toda velocidade (menos de 1 segundo por tag).
  • O aplicativo Isso lhe devolve a melhor rota em alguns segundos.
  • O tempo total de preparação pode diminuir até 30%.

O que isso significa para você?

• Chegue em casa cedo.
• Menos estresse no início do dia.
• Mais tempo para o que importa (ou até mesmo para fazer mais serviços, se quiser).

Menos gasolina, menos voltas, menos estresse ⛽

Não é só uma questão de velocidade. Com uma rota bem otimizada:

• Você faz menos quilômetros inúteis.
• Você evita “atravessar a cidade” várias vezes.
• Reduz Consumo de gasolina ou diesel.
• E, a propósito, Você polui menos.

O aplicativo calcula a rota ideal levando em consideração distâncias e sequência de paradas, para que o percurso seja o mais eficiente possível. Basta seguir a ordem definida pelo aplicativo e focar na entrega.

Ideal para a alta temporada: Black Friday, Natal, vendas... 🎁

Se há uma época do ano em que essa funcionalidade brilha, é agora:

• Quando você vai de Mais de 50 a 120 pacotes em um dia.
• Quando cada minuto conta e você sai em poucas horas.
• Quando os clientes estão mais sensíveis aos cronogramas de entrega.

No meio da campanha de Sexta-feira negra e Yule, a diferença entre 30 minutos organizando pacotes... ou ter a rota pronta em questão de segundos é enorme.

Com o planejamento fotográfico no Routal for Drivers:

• Você começa a entregar mais cedo.
• Você faz melhor uso de cada intervalo de tempo.
• Eles reduzem os atrasos devido a rotas mal organizadas.

Funciona em todo o mundo 🌍

O aplicativo do Routal para motoristas foi projetado para entregadores que trabalham:

• Em cidades grandes ou pequenas.
• Na Espanha, Europa, América Latina ou em qualquer outro mercado.

Desde que você tenha pacotes com rótulos legíveis e uma conexão para sincronizar, você pode:

• Digitalizar,
• Plano,
• E saia para entregar
• onde quer que você esteja.

Centenas de entregadores autônomos já o usam todos os dias

Isso não é funcionalidade de “laboratório”.

Centenas de entregadores autônomos eles já estão usando o Routal for Drivers em suas vidas diárias para:

• Organize suas rotas sem perder tempo.
• Reduza o tempo de inatividade no início do dia.
• Melhore seu faturamento sem prolongar muito seu dia.

E não apenas freelancers. Tecnologia Routal Faz parte das operações diárias de muitos entregadores de empresas conhecidas, como: Seur, Correios, GLS, DHL, J&T Express ou UPS ... entre muitos outros que já confiam em nossas soluções para planejar, otimizar e monitorar suas rotas.

Você quer experimentá-lo em seu próximo elenco?

Se você é entregador autônomo, trabalha para uma empresa de courier ou gerencia uma pequena frota, o novo planejamento por meio de fotos de etiquetas no Routal for Drivers Isso pode mudar seu dia:

• 📸 Você tira fotos dos rótulos.
• 🧠 A Routal compreende e organiza.
• 🗺️ Você tem a melhor rota pronta em segundos.
• 🕓 Você economiza até 30% do tempo gasto anteriormente no planejamento.
• 🏠 E sim, Você chega em casa cedo?.