Como calcular o ROI de um software de última milha

Quando alguém propõe um software de entregas, a diretoria pergunta quanto ele economiza. A resposta de sempre é quilômetros e diesel: a conta mais fácil e a que menos pesa.

Na entrega urbana, o dia de rota é pago principalmente pelo motorista e pela van (fizemos as contas em custos operacionais na última milha). O dinheiro de verdade está nas horas das pessoas que sustentam a operação e no quanto custa quando tudo depende de uma delas.

Este artigo não promete um percentual. Ele traz as perguntas e a fórmula para você chegar ao seu com os seus números.

Por que o ROI em quilômetros fica curto

Quilômetros são fáceis de medir e por isso dominam a conversa. Uma operação planejada à mão perde dinheiro em outros lugares:

• O responsável pelo tráfego que chega às seis para ter as rotas prontas às oito.
• O escritório que responde o dia todo "cadê meu pedido?".
• A entrega que falha e obriga a voltar, ligar e refazer o plano.
• A semana de férias de quem planeja, que aparece em cada rota.

Nada disso aparece na nota do posto. Tudo aparece no resultado da empresa.

Os quatro itens que mexem no ROI

1. Horas de planejamento

Cronometre uma manhã normal, desde que chegam os pedidos até o último motorista ter a rota no celular.

A conta: minutos por dia × dias de operação × custo por hora de quem planeja.

Exemplo: 2 horas por dia durante 250 dias são 500 horas por ano. A 25 € a hora, são 12.500 € só para montar rotas.

Com um planejador, a maioria das operações tem as rotas em menos de cinco minutos, e o tempo passa a ser de revisão, não de montagem. Confira esse número em um teste com seus pedidos reais: explicamos como em cinco testes antes de assinar.

2. Horas de ligações de status

Cada "onde está o motorista?" leva alguns minutos, mais o tempo que quem atende precisa para voltar ao que estava fazendo.

A conta: ligações por dia × minutos por ligação × dias de operação × custo por hora.

Exemplo: 30 ligações de 4 minutos somam 2 horas por dia. Em um ano, mais 500 horas.

Com rastreamento ao vivo e um aviso automático com o horário previsto, o cliente já tem a resposta e para de ligar. Mais em rastreamento de última milha.

3. Horas de ocorrências e segundas tentativas

Uma entrega que falha não custa uma parada. Custa voltar, ligar para o cliente, achar espaço no plano de amanhã e, se houver disputa, provar o que aconteceu.

A conta: ocorrências por mês × minutos entre motorista e escritório × 12 × custo por hora.

Exemplo: 120 ocorrências por mês a 20 minutos cada somam 40 horas por mês e 480 por ano.

O comprovante de entrega com foto, assinatura e horário encerra a disputa na mesma ligação. E avisar o cliente antes evita parte das segundas tentativas, como contamos em entrega na primeira tentativa.

4. O dia em que falta quem planeja

É o item que quase ninguém conta. Se o plano vive na cabeça de uma pessoa, cada férias, cada falta e cada troca de função se pagam em hora extra, atrasos e ligações.

A conta: dias por ano em que outra pessoa planeja × horas extras e ocorrências a mais nesses dias, mais as semanas que alguém novo leva para planejar sozinho.

Exemplo: entre férias e afastamentos, outra pessoa planeja 30 dias por ano. Compare um desses dias com um dia normal e multiplique por 30.

Com o processo dentro de um sistema, o plano sai igual, esteja quem estiver. Mais em como deixar de depender de pessoas-chave.

A conta completa

Economia anual = horas recuperadas × custo por hora + custo dos dias sem quem planeja.

ROI = (economia anual menos custo anual do software) dividido pelo custo anual do software.

Com os exemplos acima, a operação gasta hoje 1.480 horas por ano em tarefas que um sistema faz ou evita:

• Planejamento: 500 horas.
• Ligações de status: 500 horas.
• Ocorrências: 480 horas.

A 25 € a hora, são 37.000 € por ano, sem contar os dias sem quem planeja. Nem todas essas horas desaparecem. As que desaparecem saem do seu teste, não deste artigo.

O preço do software é o único número que você não precisa estimar. Peça com o seu número de veículos e leve para a fórmula.

A capacidade que você não precisa comprar

Fica fora da fórmula um efeito que pesa: se cada rota faz mais paradas na mesma jornada, você cresce sem alugar outra van nem contratar outro motorista. A van na rua custa o mesmo fazendo 40 entregas ou 80, como vimos em picos de demanda sem comprar vans.

Por onde começar

Antes de falar com qualquer fornecedor, reúna cinco dados da sua operação:

1. Os minutos de planejamento de uma manhã normal.
2. As ligações de status de uma semana.
3. As ocorrências do último mês e o tempo de cada uma.
4. Os dias do ano em que outra pessoa planeja.
5. O custo por hora de cada perfil envolvido.

Com isso você tem o antes. O depois sai de um teste com seus pedidos reais. Se quiser fazer a conta com a gente, solicite uma demo e montamos com os seus dados.