DeCA: guia prático e checklist antes de 5 de outubro

Um fiscal para o seu motorista num polo industrial e pede o documento de controle do transporte. O motorista abre o porta-luvas, tira um monte de papéis dobrados e começa a procurar. A partir de 5 de outubro de 2026, essa cena termina em multa, mesmo que o papel esteja preenchido corretamente.

Nesse dia o documento de controle administrativo na Espanha passa a ser obrigatoriamente eletrônico. Chama-se DeCA e já não é um anúncio distante: as regras técnicas foram publicadas no diário oficial espanhol em junho de 2026, então você já sabe exatamente o que vão pedir. O que resta é tempo para se preparar, e não é muito.

Aqui está o que muda, quem responde pelo quê e um checklist para chegar sem correria.

O que é o DeCA e o que muda em 5 de outubro

O documento de controle acompanha há décadas cada serviço de transporte público de cargas por estrada na Espanha. O que muda não é o documento, é o suporte: o papel deixa de existir.

A data vem da disposição transitória oitava da Lei 9/2025 de Mobilidade Sustentável, que deu dez meses de prazo desde a sua entrada em vigor. O detalhe técnico está na Resolução de 5 de junho de 2026 da Direção-Geral de Transporte Rodoviário e Ferroviário. O conteúdo mínimo continua sendo o do artigo 6 da Ordem FOM/2861/2012, o mesmo de sempre.

Dois avisos que convém ter claros desde já:

• Digitalizar o papel não vale. O arquivo tem de nascer digital.
• Não haverá uma fase extra de aviso sem sanção depois de 5 de outubro.

Quem é obrigado

Aplica-se a você se faz transporte público de cargas por estrada com origem e destino na Espanha, e também em operações de cabotagem.

Ficam de fora o transporte internacional, regido pela convenção CMR, o transporte por conta própria e as operações que não exigem autorização de transporte. Também seguem valendo as exclusões de sempre, como mudanças ou encomendas que uma só pessoa consegue carregar.

Os requisitos técnicos, em linguagem de operação

A resolução de junho é bem concreta. Traduzida para o que a sua equipe vai ver:

• PDF nativo, máximo de 5 MB. Gerado a partir de dados estruturados, não de um scanner.
• Um QR com URL única. O QR vai dentro do PDF e também tem de estar disponível como arquivo separado, para poder ser mostrado sozinho.
• URL que baixa sem credenciais. Começa por https, com TLS 1.2 ou superior, e entrega o PDF direto. Sem login nem botões intermediários.
• Disponível durante o serviço. Você pode desativar o link sete dias corridos depois de o serviço terminar.
• Metadados de data e hora de criação e de modificação.
• Emitido antes de o serviço começar. Não no meio da rota.
• Arquivado por no mínimo um ano, no seu repositório ou no do seu fornecedor.

Na estrada, o motorista pode mostrar o PDF ou apenas o QR. E aqui está a mudança que mais vai pesar no dia a dia: anotações à mão numa cópia impressa já não valem. Se algo muda, muda o documento.

O que fazer quando algo muda no meio da rota

Acontece todos os dias: cai uma entrega, entra outra, é preciso trocar de veículo. A norma deixa dois caminhos.

1. Modificar o mesmo PDF. Você mantém a URL e o QR que o motorista já tem, e a alteração fica registrada.
2. Gerar um PDF novo. Nova URL e novo QR, guardando o original para a rastreabilidade.

Nos dois casos, o motorista precisa receber a versão atualizada antes de ser parado. Esse é o ponto crítico: corrigir o documento no escritório não basta.

Agrupar serviços e aproveitar documentos que você já emite

Você pode juntar vários serviços num único DeCA, desde que o embarcador contratante e o transportador efetivo sejam os mesmos em todos.

E se já emite outros documentos digitais, veja o que eles carregam antes de montar algo novo. O conhecimento de transporte, incluindo o eCMR, o documento ADR, o documento de identificação de resíduos e o certificado SANDACH podem fazer o papel do DeCA se contiverem o conteúdo exigido. Para entender como o eCMR se encaixa nisso, veja nosso guia do documento de controle digital de 2026.

Quem responde pelo quê

O DeCA não é assunto só do transportador. A responsabilidade é repartida, e cada parte responde pelos seus dados:

• O embarcador contratante: a sua identificação, o tipo, natureza e peso da carga, e os locais de origem e destino.
• O transportador efetivo: a sua identificação e autorização, a placa do veículo, a identificação do motorista, e levar e apresentar o documento.

Os dois compartilham a obrigação de que o documento exista antes de o serviço começar. Se você trabalha com subcontratação, essa conversa com embarcadores e parceiros é para agora, não para 4 de outubro.

Checklist: o que resolver antes de 5 de outubro

1. Faça o inventário dos seus serviços. Quais são transporte público interno ou cabotagem? Esses são os que precisam de DeCA.
2. Veja de onde sai cada dado. Embarcador, carga, peso, origem, destino, placa, motorista. Se algum vive numa planilha ou na cabeça de alguém, aí está o trabalho.
3. Defina quem emite. Seu software de gestão, seu fornecedor de eCMR ou seu ERP. E peça confirmação por escrito de que cumpre o de junho: PDF nativo, QR, URL sem credenciais.
4. Teste o QR de verdade. Escaneie de qualquer celular, com dados móveis, fora da sua rede. Se pedir senha, não cumpre.
5. Feche o fluxo de mudanças em rota. Quem reemite, como a versão nova chega ao motorista e o que ele faz enquanto isso.
6. Prepare o arquivo. Um ano de guarda e capacidade de achar um documento específico em minutos, não numa tarde.
7. Fale com seus motoristas. Mostrar o QR tem de ser mais rápido que procurar no porta-luvas. Se for mais lento, eles voltam ao papel.
8. Faça um piloto de uma rota. Uma semana, um motorista, o fluxo inteiro de ponta a ponta. Você corrige sobre algo real e com pouco risco.

Como a Routal ajuda você a ficar em dia

O DeCA não é um problema de documentos. É um problema de dados que precisam estar completos e corretos antes de a van sair, e de um documento que precisa acompanhar o motorista quando o dia muda.

É exatamente isso que a Routal já faz com as suas rotas:

• O dado está onde tem de estar, na hora. Quando você planeja na Routal, cada serviço sai com seu embarcador, sua carga, sua origem e destino, e seu veículo e motorista atribuídos. É a mesma informação que o DeCA pede, pronta antes de o serviço começar.
• As mudanças não ficam no escritório. Se você realoca uma parada ou troca de veículo, sabe na hora qual serviço mudou e qual documento precisa ser reemitido. O motorista recebe a rota atualizada no app, com modo sem conexão para onde não há sinal.
• A prova do que aconteceu, sem discussão. Hora, foto, assinatura e localização em cada parada. Quando alguém perguntar nove meses depois, a prova de entrega está a um clique e bate com o que dizia o documento.
• Conectado ao seu sistema. Nossa API e as integrações com o seu ERP ou TMS levam os dados da rota a quem emite o documento, sem ninguém redigitar nada.

Digitalizar o documento de controle é a parte visível. O que de verdade evita multas é ter o dado limpo e o mesmo documento nas mãos do motorista e no seu arquivo. Se quiser o plano concreto para deixar o papel, é este: digitalizar o comprovante de entrega passo a passo.

Faltam poucas semanas. Comece por uma rota.