Software de roteirização: 5 testes antes de assinar

Segunda-feira, sete e meia da manhã. Seu planejador abre a planilha de sexta, arrasta paradas de um lado para o outro e torce para as janelas de entrega fecharem. Na doca, três motoristas esperam com o motor ligado sem saber qual rota é a deles.

Essa segunda-feira tem conserto. Mas não se conserta comprando um software de roteirização de última milha qualquer: conserta-se comprando o que aguenta a sua operação de verdade, com as suas restrições e os seus imprevistos.

E aí está o problema, porque em uma demonstração todas as ferramentas se parecem. Todas desenham paradas no mapa, todas sequenciam em segundos, todas prometem menos quilômetros. A diferença não aparece no dia da demo. Aparece na terceira semana, quando o plano quebra às sete da manhã e alguém tem cinco minutos para decidir.

Estes são os cinco testes que separam a ferramenta que fica na sua operação da que termina na pasta de projetos abandonados.

Antes de comparar ferramentas, escreva a sua pior segunda-feira

A maioria das avaliações começa comparando listas de funcionalidades. É a ordem errada: qualquer fornecedor marca todas as caixinhas.

Comece pela sua operação. Pegue o dia mais difícil do último mês e escreva em quatro linhas: quantas paradas, quantos veículos e de que tipo, quais janelas são intocáveis e o que quebrou naquele dia. Essa é a sua bancada de testes. Cada demonstração que você assistir precisa resolver aquele dia concreto, não um caso genérico com vinte paradas de exemplo no centro da cidade.

Se um fornecedor não quiser trabalhar com os seus dados, você já tem a resposta.

1. Restrições reais, não só distância

Calcular a rota mais curta é a parte fácil. O nó aparece quando a sua van refrigerada não pode carregar mais de 800 quilos, o cliente do centro só recebe antes das 10h, a descarga naquele galpão leva 25 minutos e o motorista novo não conhece a região.

Uma ferramenta útil deixa você definir tudo isso antes de calcular: peso, volume, janelas de entrega, tempos de atendimento e habilidades do motorista. Se ela só trabalha com pontos num mapa, o resultado é uma rota bonita que o seu planejador vai ajustar na mão toda manhã. O ajuste come a economia.

Como testar: peça que a demonstração carregue as suas restrições, não as dele. E veja o que acontece quando duas se contradizem. Um sistema honesto diz qual parada não cabe e por quê. Um ruim devolve uma rota impossível com cara de tranquilidade.

2. O que acontece quando o plano quebra no meio da manhã

Seu motorista sai com vinte paradas. Na terceira, o cliente não está. Na sétima, uma rua interditada por obra. Às onze, entra um pedido urgente que precisa sair hoje.

Esse é o dia normal. Se o software só sabe planejar às sete da manhã, o resto do dia volta para o telefone e para a memória de uma pessoa. E com isso voltam as janelas perdidas sem que ninguém perceba até o cliente ligar.

Procure poder mover paradas entre rotas e recalcular pelo painel, com o motorista recebendo a mudança no celular sem ninguém precisar ligar. Replanejar no meio da manhã é o caso normal, não a exceção, então trate isso como funcionalidade principal e não como extra.

Como testar: na demonstração, quebre o plano de propósito. Tire um veículo, adicione duas paradas urgentes e conte os cliques até o motorista ter a rota nova.

3. Visibilidade para reagir, não para vigiar

Saber onde está cada motorista só vale se a informação chegar a tempo de fazer alguma coisa. Se você descobre o atraso quando o cliente já ligou, você tem um mapa, não visibilidade.

O que você precisa em um único painel ao vivo é concreto: quais paradas faltam por veículo, quanto o horário estimado de chegada já desviou e quais rotas vão furar a janela se ninguém mexer em nada. Com isso dá para avisar o cliente antes de ele se irritar ou passar duas paradas para um motorista que está mais folgado.

Um detalhe de fundo que importa mais do que parece: a visibilidade precisa ser útil também para o motorista. Ver a própria rota, o avanço e a hora de término é o que faz ele usar a ferramenta em vez de sofrer com ela. E se o motorista não usa, os seus dados são ficção.

Como testar: pergunte o que o motorista vê no celular. Peça uma captura da tela dele, não só a do planejador.

4. Que os dados entrem e saiam sozinhos

Se a sua equipe precisa copiar pedidos do ERP para a ferramenta de rotas e depois digitar os resultados de volta no ERP, o tempo que você ganha planejando se perde na digitação dupla. Com um bônus: cada cópia manual é um endereço errado esperando a vez.

Confirme que existam três caminhos de entrada e saída: importação por arquivo para começar amanhã, API e webhooks para conectar o seu ERP, WMS ou loja online, e exportação automática dos dados de execução para onde você já reporta.

Esse último ponto é sempre esquecido e é o que sustenta a melhoria contínua. Se o sistema não consegue contar o que aconteceu ontem parada por parada, também não vai ajudar você a defender o orçamento do próximo trimestre.

Como testar: peça para ver a documentação técnica aberta, sem assinar nada. Se não for pública, pergunte por quê.

5. Quanto tempo até estar funcionando

Um projeto que precisa de semanas de configuração e dias de treinamento não cabe numa operação em que cada manhã conta. E existe um risco pior que a lentidão: quanto mais longa a subida, maior a chance de o projeto ficar pela metade quando chegar o pico de demanda.

Pergunte pelo tempo até a primeira rota real na rua, não até o fim do projeto. Pergunte também do que o motorista precisa para começar: se for preciso instalar e configurar algo em cada celular, a adoção trava no veículo número seis. Com a Routal, as equipes costumam estar despachando em menos de 48 horas, e o motorista só precisa do celular ou de um link web.

Como testar: faça da própria avaliação a implantação. Se em dois dias você não despachou um dia real, já sabe quanto vai durar o projeto inteiro.

O que não deveria decidir a sua compra

Três coisas pesam muito nas avaliações e preveem bastante mal o resultado.

• A lista de funcionalidades. Todo mundo marca as mesmas caixinhas. O que muda é quantos cliques cada caixinha custa numa terça-feira corrida.
• A porcentagem de economia prometida. 30% sobre uma operação que eles não conhecem não significa nada. 8% sobre as suas paradas de ontem, sim.
• O preço por parada isolado. Compare com o que custa hoje uma van rodando perdida por uma hora, uma entrega que falha ou o sábado que alguém passa organizando a segunda.

O teste que decide de verdade: um dia real

No fim, a avaliação se resume a uma coisa. Pegue as paradas de um dia seu, com as janelas e as restrições, e passe pela ferramenta na sua frente.

Olhe três números e uma sensação. Os números: quilômetros e horas contra o seu plano manual, paradas que ficam de fora e por quê, e minutos do processo inteiro desde o arquivo até o celular do motorista. A sensação: se o seu planejador conseguiria fazer sozinho amanhã, sem ajuda.

Esse último ponto é o que mais decide se um software fica ou é abandonado. Segundo um relatório da Capgemini sobre última milha, o trecho final leva até 53% do custo total de um envio. É dinheiro demais para deixar na mão de uma ferramenta que só funciona quando o dia sai conforme o plano.

Comece pelo mais simples: revise as rotas de amanhã e conte quantas das suas restrições a ferramenta atual não consegue considerar. Esse número é o seu ponto de partida.

Se quiser ver com os seus dados, peça uma demonstração e traga as paradas de um dia real. De preferência um dos ruins.