O custo real por entrega: o que inclui e como calcular

7h42. Marta abre o notebook e olha para a planilha. Treze rotas, trinta e dois clientes, duas vans na oficina. Começa a mover células com o café ainda pela metade.

Pergunte a ela quanto custa uma entrega e vai ouvir um número rápido: combustível mais o salário do motorista, dividido pelas paradas do dia. Sai um número redondo e tranquilizador.

Esse número está errado. Não porque a Marta calcule pior que ninguém, mas porque o custo real de uma entrega vive em lugares que não aparecem na conta do diesel. E enquanto você não enxerga tudo, está decidindo com metade da foto.

O custo que você tem na cabeça está incompleto

A maioria mede o que é fácil de medir: o que vem com uma nota. Combustível, salários, a parcela do leasing. São custos visíveis, chegam todo mês com o valor e é confortável somá-los.

O problema é que a parte mais cara da entrega não vem com nota. Vem em forma de tempo, de idas e voltas e de dias que desandam. E essa parte você não está contando.

Os custos que você vê

Esses quase todo mundo tem mapeados, e é um bom ponto de partida:

• Combustível. O mais óbvio e o que você mais olha quando sobe.
• Salários dos motoristas. A parte imputável às horas de entrega.
• Veículo. Depreciação ou parcela, manutenção, seguro, pneus.

Some tudo e você tem o custo "de manual". É um bom começo. Mas é só a metade.

Os custos ocultos que comem sua margem

Aqui está o dinheiro que você não vê. E costuma ser bem mais do que imagina.

O tempo de planejamento. Aquelas duas horas da Marta toda manhã na planilha são um custo. O salário por hora dela, vezes os dias do mês, é um valor que raramente aparece na conta de "custo por entrega". Mas está lá, todo dia.

As entregas falhas. Essa é a mais dolorida. Quando um pacote não chega de primeira, você paga a rota duas vezes: a que não funcionou e a que refaz. Quilômetros em dobro, tempo em dobro e, quase sempre, uma ligação do cliente perguntando onde está o pedido. Uma entrega falha não custa como uma normal: custa o dobro ou o triplo. E isso, provavelmente, significa estar perdendo dinheiro.

As horas extras e os imprevistos. Uma van que quebra, um cliente que não atende, um pedido incluído em cima da hora. Cada imprevisto estica o dia, e esse dia esticado é pago.

O atendimento ao cliente. Cada ligação de "cadê meu pedido?" é tempo de alguém do seu time que não estava previsto em nenhuma rota.

A fórmula simples do custo real

Você não precisa de uma planilha enorme. Precisa de uma divisão honesta:

Custo real por entrega = (todos os custos do mês) ÷ (entregas concluídas no mês)

A chave está em duas palavras. Todos: os visíveis e os ocultos, sem deixar de fora o tempo de planejamento nem as reentregas. Concluídas: as que de fato chegaram, não as que saíram do armazém.

Um exemplo para deixar claro. Imagine 1.000 entregas no mês e estes custos:

• Combustível, salários e veículos: € 11.000
• Tempo de planejamento (as manhãs da Marta): € 1.200
• Entregas falhas e reentregas: € 3.500
• Horas extras e atendimento ao cliente: € 2.300

Total: € 18.000. Entre 1.000 entregas, dá € 18 por entrega. Mas se você tivesse contado só o visível, diria € 11. Esses € 7 de diferença, vezes mil entregas, são € 7.000 por mês que você achava que não existiam. Suficiente para cobrir o salário de outra pessoa, ou para parar de trabalhar com a margem no fio.

(Os números são um exemplo. Faça os seus: o exercício importa mais que o valor exato.)

Onde está o dinheiro que você pode recuperar

O bom de calcular o custo real é que ele mostra onde está o gargalo. E quase sempre o dinheiro está nos mesmos três lugares:

• As entregas falhas. Cada ponto que você sobe em entregas de primeira aparece direto no custo. É a alavanca mais rentável que existe.
• O tempo de planejamento. Se a rota se monta sozinha em minutos em vez de à mão por horas, você recupera o salário dessas manhãs — e a Marta para coisas mais importantes que arrastar células.
• Os quilômetros a mais. Uma rota bem traçada gasta menos diesel e termina antes, o que também corta horas extras e desgaste do veículo.

É aqui que a Routal pode te ajudar a crescer: as rotas se montam em minutos em vez de à mão, o motorista leva as paradas em ordem e um horário realista, e o cliente recebe um aviso preciso e automático de quando o entregador vai chegar. E se algo muda, o cliente segue sempre por dentro — então não termina em entrega falha. Não é mágica; é parar de pagar pelo que você não vê.

Comece medindo

Você não precisa mudar nada esta semana. Precisa saber o seu número real. Pegue os custos de um mês — todos — e divida pelas entregas que de fato chegaram.

Se o resultado te surpreender, ótimo: você acabou de achar a margem que procurava. E o que se mede, dá para melhorar.

Comece pelo que mais pesa: calcule quanto cada entrega falha te custa e você verá por onde começar.

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