Logística sanitaria: la operativa que salva vidas

La sociedad evoluciona constantemente y eso no es ninguna novedad. No obstante, sí que hay cambios que trascienden mucho más que otros dada su relevancia e impacto en la población. Uno de estos cambios que sí ha transformado e incluso ha salvado vidas en su porvenir en los últimos años es la logística sanitaria.

¿Qué es la logística sanitaria?

La logística sanitaria es el conjunto de procedimientos logísticos y de gestión que pone a disposición los medios sanitarios necesarios con el fin de aprovisionar sanitariamente a la población.

La logística sanitaria acoge numerosas actividades y servicios dentro del sector sanitario como son la gestión y distribución de vacunas, las visitas de equipos médicos, el transporte de pacientes, los servicios de emergencias, la distribución de medicamentos, la gestión de muestras biológicas y un largo etcétera.

La metamorfosis sanitaria

Como en cualquier otro ámbito o sector, el sanitario ha sufrido muchos cambios a lo largo de los años.

Tendencias como la hospitalización domiciliaria, nacida a finales de los años 80, es hoy una opción de preferencia en cada vez más casos: actualmente se consolida como una forma de ejercer la medicina que mejora en muchos aspectos, ya que los pacientes se sienten más cómodos en casa, resulta más fácil hacer el seguimiento de tratamientos y, en definitiva, la satisfacción es mayor por ambas partes.

Este es solo un ejemplo de la capacidad de reacción de la sanidad en términos generales. Pese a sufrir grandes crisis económicas e incluso las propiamente sanitarias como la del Covid-19, logra persistir y adaptarse a los cambios, en ellos incluida la digitalización de su logística.

La transformación digital en la logística sanitaria

Si hay un campo en el que la digitalización ha sido clave para el desarrollo y buen funcionamiento de los procesos es el del sector sanitario.

La reciente inclusión de mecanismos digitales dentro de la logística sanitaria no solo ayuda sino que habilita a llevar a cabo de manera eficiente procesos del sector de la salud. Muestra de ello es, por ejemplo, la gestión de transporte de pacientes, ya que gracias a la implementación de sistemas informáticos específicos, se logra optimizar la planificación sanitaria y hacerla más eficiente.

Por lo tanto, la digitalización de la logística sanitaria es evidente: un sector que implementa las tecnologías rápidamente. Esto se debe, en parte, por la escasez de recursos económicos públicos, lo que ha llevado al sector sanitario a la búsqueda de alternativas eficaces y de rápida implementación que puedan suplir el “agujero tecnológico” por la falta de dichos recursos económicos. Todo ello conlleva a la falta de herramientas eficientes y, por lo tanto, a la búsqueda de alternativas fuera de las fronteras de su propio sectores que ayuden en la demanda de las necesidades sanitarias.

Algunos de los problemas más habituales en la logística sanitaria

La gestión logística del sector sanitario es uno de los procesos más desafiantes debido a la gran cantidad de factores que intervienen, además de la enorme responsabilidad social que conlleva. Por ello, identificar los problemas más habituales a los que se enfrenta este tipo de logística es un factor clave para determinar posibles soluciones efectivas.

Usar la técnica de los 5-Porqués (5-Why) originaría de Toyota, de los creadores de toda la metodología Lean, es una buena manera de identificar aquellos problemas y sus causantes.

Por ejemplo, el que probablemente sea el mayor y más extendido de sus problemas: la obsolescencia.

La digitalización ha llegado para quedarse y eso inmiscuye a cualquier sector, incluido el sanitario. No es necesario adentrarse en las innumerables ventajas que proporciona la tecnología en cualquiera de sus vertientes, pero sí es preciso recalcar todos los problemas a los que actualmente se enfrentan todos aquellas compañías, sectores o incluso procesos no digitalizados.

No hacer uso de herramientas digitales como son los softwares especializados conlleva a realizar procesos mucho más lentos, ya que se realizan de manera manual y no de forma automatizada. También existe un mayor riesgo de que puedan cometerse errores humanos impredecibles, la dificultad de mantener un proceso consistente a lo largo del tiempo o simplemente el riesgo que nadie más sepa como hacer ciertas tareas.

El problema de la obsolescencia no únicamente repercute en procesos lentos y arcaicos, sino también en consecuencias derivadas de la misma. Muestra de ello es, por ejemplo, el caso de un servicio de atención domiciliario: al realizar la planificación diaria de manera manual se ven obligados a invertir mucho tiempo en la organización; además, el resultado de dicha planificación manual será inevitablemente ineficiente, ya que será imposible calcular las distancias e intervalos de tiempo de forma precisa. Haciendo perder el tiempo a recursos sanitarios muy escasos, como puede ser un médico o una enfermera, por nombrar sólo algunos ejemplos. Éste es uno de los grandes errores de la gestión de la última milla: una estrategia de planificación obsoleta.

Otro problema derivado muy habitual en correspondencia con la logística sanitaria es, precisamente, la falta de trazabilidad. Sin mecanismos que permitan hacer el seguimiento necesario de nuestra operativa y conocer las actualizaciones de los tiempos estimados de llegada, será muy difícil gestionar posibles imprevistos del día a día y tendremos que ir improvisando, lo que finalmente genera ineficiencias, sobredemanda de los equipos sanitarios y un impacto en la calidad de la atención y el servicio realizado.

Herramientas para la planificación logística de rutas sanitarias: qué debes tener en cuenta

Como se ha mencionado anteriormente, la logística sanitaria ha cobrado gran relevancia en los últimos años, especialmente teniendo en cuenta la actual crisis sanitaria producida por la Covid-19 y la dificultad con la planificación de muchos procesos frente a un pico de demanda inesperado. Por ello, disponer de herramientas de planificación que permitan satisfacer cada una de las necesidades médicas de cada una de las actividades sanitarias es vital para obtener un mejor servicio a un menor coste.

A continuación, te guiamos sobre los 5 elementos clave que debes tener en cuenta para la planificación logística de rutas sanitarias:

· Planificación y optimización de rutas: Contar con un servicio de planificación de rutas garantizará la correcta gestión de la operativa teniendo en cuenta parámetros tales como el kilometraje o el tiempo del recorrido. Con el software adecuado, ésta será una tarea autónoma, en la que no tendrás que invertir tiempo y con un resultado óptimo, ya que ofrecerá siempre la ruta más eficiente.

· Monitorización proactiva: Realizar el seguimiento a tiempo real de la operativa te será de gran utilidad para poder afrontar cambios o posibles contratiempos que surjan.

· Comunicación: La transparencia y comunicación directa con los usuarios es imprescindible para su satisfacción con nuestro servicio.

· Flexibilidad: Es necesario contar con una herramienta que cuente con la flexibilidad suficiente como para poder realizar cambios a lo largo del proceso operativo como, por ejemplo, poder modificar los horarios de entrega según la urgencia o trasladar un servicio de un conductor a otro, entre otros.

· Implementación sencilla: Prioriza herramientas de fácil y rápida implementación, que en cuestión de unas pocas horas ya puedas utilizar al 100%, sin necesidad de invertir demasiado tiempo en explicaciones ni reuniones. Elegir herramientas complejas dificulta que las personas que deben usarlo a diario les cueste más su adopción y tiendan a seguir haciendo las cosas como siempre.