Cómo la distribución a domicilio puede pasar de ser un trabajo muy complicado a una tarea de menos de 5 minutos

Cientos de entregas cada día generan estrés, errores, quejas del servicio, viajes extra y si sumas la rotación de personal, pierdes toda experiencia acumulada y la seguridad de que no habría problemas con las entregas.

Seguramente te resulte familiar alguno de estos problemas. No eres el único. El primer paso para resolver un problema es aceptar que uno tiene un problema y entonces se marca objetivos para resolver o minimizar esos problemas.

Estos son los objetivos que se marco Prio Energy para resolver los retos que tenían en la distribución capilar a domicilio:

• Manejo eficiente de los recursos existentes
• Fácil y rápida implementación de la herramienta
• Aumento de la productividad en más de 10%
• Ahorro de combustible y emisiones de carbono de más de 25%
• Estandarización del proceso operativo
• Incrementar la satisfacción de los clientes

El momento más complicado de cualquier herramienta es la puesta en marcha. «Todas» las herramientas consiguen el mismo objetivo, pero el reto es la energía y el tiempo necesarios para obtener el mismo resultado. Puedes hacer fuego con 2 piedras o un encendedor. ¿Cuánto tiempo tardarás en conseguir tu objetivo?

Prio Energy testeo diferentes soluciones y Routal Planner fue la única  solución que le llevó implantar la solución en producción en menos de 24 horas después de una única demostración del producto.

Esa fue la clave del éxito de Prio. La facilidad en adoptar de la tecnología en su equipo de planificación de rutas, repartidores y cliente final. Tan fácil que si Rui, responsable de operaciones, estaba de vacaciones cualquiera podía planificar las rutas con el mismo nivel de eficiencia y calidad de servicio al cliente, igual que si contrataban a un repartidor nuevo.

Mira los resultados que obtivieron (en sólo 24 horas):

Las grandes empresas siempre tienen recursos para innovar. Prio en su programa Prio JumpStart analiza en el mercado las mejores soluciones para los diferentes retos de la compañía. Largos procesos de análisis, testeo y validación de las soluciones. Tienen mucho en juego, cualquier cambio en una gran empresa es dificil y tedioso.

En empresas pequeñas simplemente prueban, les gusta e implantan la solución en pocos días. Todo depende de las ganas de mejorar, ofrecer un mejor servicio y tener un mayor control de las entregas. El tiempo, la tecnología y la inversión ya no son los factores críticos.

El responsable de operaciones, Rui, tenía bien identificados algunos retos en su operativa. Por ejemplo: la planificación de rutas podía suponer más de 45 minutos diarios, el entrenamiento a repartidores nuevos se podía demorar semanas incluso meses si no se conocían la zona, así como una dependencia total del responsable de operaciones, con el estrés y el riesgo que suponía, entre otros retos que tenían identificados.

La innovación siempre lleva un riesgo asociado. Por eso existen los períodos de prueba. Testear sin compromiso si algo puede funcionar. Así fue como después de una demostración al equipo de operaciones, al día siguiente habían sido capaces planificar las rutas de forma eficiente, desplegar la aplicación a todos sus repartidores y que estos empezaran a confirmar las entregas. 1 hora de demostración y 24 horas más tarde ya tenían el sistema funcionando en producción sin ningún tipo de ayuda. ¿Suerte? Quizás, simplemente exportaron las entregas de su ERP en formato Excel y ya estaban funcionando.

Con un poco más de tiempo, empezaron a usar funcionalidades avanzadas como el sistema multimodal (de rutas con materiales peligrosos), comunicación con los clientes con el que se pudo medir la satisfacción de los clientes y si la implantación de la herramienta había hecho mejorar el servicio.

La conclusión es que los clientes habían notado una mejora en el servicio, mayor puntualidad, mayor conveniencia en la entrega y una manera de felicitar a los repartidores que hacían bien su trabajo. Igual en aquellas situaciones donde surgía cualquier problema, podían reportar fácilmente y sin filtros.

Todo proyecto de innovación requiere de validar los resultados y después de más de 5 meses en producción pudimos analizar en detalle el rendimiento. Comparamos el rendimiento en años anteriores y pudimos dar garantías de que las mejoras eran muy importantes. La opinión de los responsables y repartidores era que había muchas otras mejoras que les hacía su día a día mucho más fácil.

La compañía, entusiasmada con los resultados. Ahorros directos del 25% del coste por entrega, trabajadores más satisfechos, menor riesgo operativo. En resumen, un éxito de todos.

Routal llevo a cabo un exhaustivo estudio en el impacto de la logística de las operaciones de uno de los distribuidores de Prio Energy. El objetivo fue medir el impacto real de las operativas una vez que Planner se haya implementado, usando el análisis del ROI (retorno de la inversión).Los resultados del ROI fueron concluyentes:

1. Ahorros de 25.5% del costo por entrega (0,86 € de ahorro por entrega)
2. Ahorro de más de 17% en combustible (5500 litros de diesel anuales)
3. Reducción de más de 37.000 Km por año
4. Ahorros de más de 194% en peajes (5000 € peajes anuales)
5. 16% de aumento de entregas realizadas (Aumento de 2 entregas por día por vehículo)
6. Aumento de la satisfacción del cliente a 4.93/5
7. Reducción del impacto ambiental en un 26.6% (10 TCO2eq anuales)
8. Estandarización del proceso de distribución
9. Reducción del riesgo operativo por parte del Distribution Manager
10. Reducción del tiempo de entrenamiento de nuevos conductores
11. Optimización y manejo eficiente de los recursos existentes