Cómo calcular el ROI de un software de última milla

Cuando alguien propone un software de reparto, dirección pregunta cuánto se ahorra. La respuesta de siempre son kilómetros y gasóleo: la cuenta más fácil y la que menos pesa.

En reparto urbano, el día de ruta lo pagan sobre todo el conductor y la furgoneta (lo contamos con números en costes operativos en última milla). El dinero de verdad está en las horas de las personas que sostienen la operación y en lo que cuesta que todo dependa de una sola.

Este artículo no promete un porcentaje. Te da las preguntas y la fórmula para sacarlo con tus números.

Por qué el ROI en kilómetros se queda corto

Los kilómetros son fáciles de medir y por eso acaparan la conversación. Una operación que planifica a mano pierde el dinero en otra parte:

• El jefe de tráfico que llega a las seis para tener las rutas a las ocho.
• La oficina que contesta todo el día «¿dónde está mi pedido?».
• La entrega fallida que obliga a volver, llamar y rehacer el plan.
• La semana de vacaciones de quien planifica, que se nota en cada ruta.

Nada de esto sale en la factura del surtidor. Todo sale en la cuenta de resultados.

Las cuatro partidas que mueven el ROI

1. Horas de planificación

Cronometra una mañana normal, desde que llegan los pedidos hasta que el último conductor tiene su ruta en el móvil.

La cuenta: minutos al día × días operativos × coste por hora de quien planifica.

Ejemplo: 2 horas al día durante 250 días son 500 horas al año. A 25 € la hora, 12.500 € solo en montar rutas.

Con un planificador, la mayoría de operaciones tienen las rutas en menos de cinco minutos y el tiempo se va en revisar, no en montar. Esa cifra, compruébala en una prueba con tus pedidos reales: te contamos cómo en cinco pruebas antes de firmar.

2. Horas de llamadas de estado

Cada «¿por dónde va el conductor?» son unos minutos, más lo que tarda quien la atiende en volver a lo que estaba haciendo.

La cuenta: llamadas al día × minutos por llamada × días operativos × coste por hora.

Ejemplo: 30 llamadas de 4 minutos son 2 horas diarias. En un año, otras 500 horas.

Con seguimiento en vivo y un aviso automático con la hora estimada, el cliente ya tiene la respuesta y deja de llamar. Más en rastreo de última milla.

3. Horas de incidencias y segundos intentos

Una entrega fallida no cuesta una parada. Cuesta volver, llamar al cliente, buscarle hueco en el plan de mañana y, si hay disputa, demostrar qué pasó.

La cuenta: incidencias al mes × minutos entre conductor y oficina × 12 × coste por hora.

Ejemplo: 120 incidencias al mes a 20 minutos cada una son 40 horas al mes y 480 al año.

La prueba de entrega con foto, firma y hora cierra la disputa en la misma llamada. Y avisar al cliente antes evita parte de los segundos intentos, como contamos en entregas al primer intento.

4. El día que falta quien planifica

Es la partida que casi nadie cuenta. Si el plan vive en la cabeza de una persona, cada vacación, cada baja y cada relevo se pagan en horas extra, retrasos y llamadas.

La cuenta: días al año que planifica otra persona × horas extra e incidencias de más de ese día, más las semanas que tarda alguien nuevo en planificar solo.

Ejemplo: entre vacaciones y bajas, otra persona planifica 30 días al año. Compara uno de esos días con uno normal y multiplica por 30.

Con el proceso dentro de un sistema, el plan sale igual esté quien esté. Lo desarrollamos en cómo dejar de depender de personas clave.

La cuenta completa

Ahorro anual = horas recuperadas × coste por hora + coste de los días sin quien planifica.

ROI = (ahorro anual menos coste anual del software) dividido entre el coste anual del software.

Con los ejemplos de arriba, la operación dedica hoy 1.480 horas al año a tareas que un sistema hace o evita:

• Planificación: 500 horas.
• Llamadas de estado: 500 horas.
• Incidencias: 480 horas.

A 25 € la hora son 37.000 € al año, sin contar los días sin quien planifica. No todas esas horas desaparecen. Las que desaparecen salen de tu prueba, no de este artículo.

El precio del software es la única cifra que no tienes que estimar. Pídelo con tu número de vehículos y llévalo a la fórmula.

La capacidad que no tienes que comprar

Fuera de la fórmula queda un efecto que pesa: si cada ruta hace más paradas en la misma jornada, creces sin alquilar otra furgoneta ni contratar a otro conductor. La furgoneta en la calle cuesta lo mismo haga 40 entregas u 80, como vimos en picos de demanda sin comprar furgonetas.

Por dónde empezar

Antes de hablar con ningún proveedor, reúne cinco datos de tu operación:

1. Los minutos de planificación de una mañana normal.
2. Las llamadas de estado de una semana.
3. Las incidencias del último mes y el tiempo que costó cada una.
4. Los días del año que planifica otra persona.
5. El coste por hora de cada perfil que interviene.

Con eso tienes el antes. El después sale de una prueba con tus pedidos reales. Si quieres hacer la cuenta con nosotros, solicita una demo y la montamos con tus datos.