DeCA: guía práctica y checklist antes del 5 de octubre

Un agente para a tu conductor en un polígono. Le pide el documento de control. Tu conductor abre la guantera, saca un taco de papeles doblados y empieza a buscar. A partir del 5 de octubre de 2026, esa escena acaba en multa, aunque el papel esté perfectamente rellenado.

Ese día el documento de control administrativo pasa a ser obligatoriamente electrónico. Se llama DeCA y ya no es un anuncio lejano: las reglas técnicas se publicaron en el BOE en junio de 2026, así que ahora mismo sabes exactamente qué te van a pedir. Lo que queda es tiempo para prepararte, y no es mucho.

Aquí tienes qué cambia, quién responde de qué y un checklist para llegar sin prisas.

Qué es el DeCA y qué cambia el 5 de octubre

El documento de control lleva décadas acompañando a cada servicio de transporte público de mercancías. Lo que cambia no es el documento, es el soporte: deja de existir en papel.

La fecha sale de la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible, que dio diez meses de margen desde su entrada en vigor. El detalle técnico está en la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril. El contenido mínimo sigue siendo el del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012, el mismo de siempre.

Dos avisos que conviene tener claros desde ya:

• Escanear el papel no vale. El fichero tiene que nacer digital.
• No habrá una fase extra de aviso sin sanción después del 5 de octubre.

A quién obliga

Te afecta si haces transporte público de mercancías por carretera con origen y destino en España, y también en operaciones de cabotaje.

Quedan fuera el transporte internacional, que se rige por el convenio CMR, el transporte privado complementario y las operaciones que no necesitan autorización de transporte. También hay supuestos excluidos de siempre, como las mudanzas o la paquetería que una sola persona puede manejar.

Los requisitos técnicos, en lenguaje de operaciones

La resolución de junio es bastante concreta. Traducida a lo que verá tu equipo:

• PDF nativo, máximo 5 MB. Generado desde datos estructurados, no desde un escáner.
• Un QR con URL única. El QR va dentro del PDF y también tiene que estar disponible como fichero aparte, para poder enseñarlo solo.
• URL descargable sin credenciales. Empieza por https, con TLS 1.2 o superior, y baja el PDF directamente. Sin logins ni botones intermedios.
• Disponible durante el servicio. Puedes desactivar el enlace a los siete días naturales de acabar.
• Metadatos de fecha y hora de creación y de modificación.
• Emitido antes de que el servicio arranque. No a mitad de ruta.
• Archivado un año como mínimo, en tu repositorio o en el de tu proveedor.

En carretera, tu conductor puede enseñar el PDF o directamente el QR. Y aquí va el cambio que más se va a notar en el día a día: las anotaciones a mano en una copia impresa ya no valen. Si algo cambia, cambia el documento.

Qué hacer cuando algo cambia a mitad de ruta

Pasa todos los días: se cae una entrega, entra otra, hay que cambiar de vehículo. La norma te deja dos caminos.

1. Modificar el mismo PDF. Mantienes la URL y el QR que ya lleva tu conductor, y queda registrada la modificación.
2. Generar un PDF nuevo. Nueva URL y nuevo QR, conservando el original para la trazabilidad.

En los dos casos el conductor tiene que recibir la versión actualizada antes de que le paren. Ese es el punto crítico: no basta con corregir el documento en la oficina.

Agrupar servicios y aprovechar documentos que ya emites

Puedes meter varios servicios en un solo DeCA si el cargador contractual y el transportista efectivo son los mismos en todos.

Y si ya emites otros documentos digitales, mira qué llevan antes de montar nada nuevo. La carta de porte (incluido el eCMR), el documento ADR, el DI de residuos o el certificado SANDACH pueden hacer de DeCA si contienen el contenido exigido. Si quieres el detalle de cómo encaja el eCMR en todo esto, lo tienes en nuestra guía del documento de control digital 2026.

Quién responde de qué

El DeCA no es solo cosa del transportista. La responsabilidad está repartida, y cada parte responde de sus datos:

• El cargador contractual: su identificación, el tipo, naturaleza y peso de la mercancía, y los lugares de origen y destino.
• El transportista efectivo: su identificación y autorización, la matrícula del vehículo, la identificación del conductor, y llevar y exhibir el documento.

Los dos comparten que el documento exista antes de arrancar el servicio. Si trabajas con subcontratación, esta conversación con tus cargadores y tus colaboradores toca tenerla ahora, no el 4 de octubre.

Checklist: qué tener resuelto antes del 5 de octubre

1. Haz inventario de tus servicios. ¿Cuáles son transporte público interior o cabotaje? Esos son los que necesitan DeCA.
2. Comprueba de dónde sale cada dato. Cargador, mercancía, peso, origen, destino, matrícula, conductor. Si alguno vive en un Excel o en la cabeza de alguien, ahí tienes el trabajo.
3. Decide quién emite. Tu software de gestión, tu proveedor de eCMR o tu ERP. Y confirma por escrito que cumple lo de junio: PDF nativo, QR, URL sin credenciales.
4. Prueba el QR de verdad. Escanéalo desde un móvil cualquiera, con datos móviles y sin estar en tu red. Si pide contraseña, no cumple.
5. Cierra el flujo de cambios en ruta. Quién reemite, cómo llega la versión nueva al conductor y qué hace el conductor mientras.
6. Prepara el archivo. Un año de conservación y capacidad de encontrar un documento concreto en minutos, no en tardes.
7. Habla con tus conductores. Que enseñar el QR sea más rápido que buscar en la guantera. Si es más lento, volverán al papel.
8. Haz un piloto de una ruta. Una semana, un conductor, todo el flujo de punta a punta. Corriges sobre algo real y con poco riesgo.

Cómo te ayuda Routal a llegar al día

El DeCA no es un problema de documentos. Es un problema de datos que tienen que estar completos y correctos antes de que la furgoneta salga, y de un documento que tiene que seguir al conductor cuando el día se mueve.

Eso es exactamente lo que ya hace Routal con tus rutas:

• El dato está donde tiene que estar, y a tiempo. Cuando planificas en Routal, cada servicio sale con su cargador, su mercancía, su origen y destino, y su vehículo y conductor asignados. Es la misma información que pide el DeCA, lista antes de que el servicio arranque.
• Los cambios no se quedan en la oficina. Si reasignas una parada o cambias de vehículo, sabes al momento qué servicio ha cambiado y qué documento hay que reemitir. Tu conductor recibe la ruta actualizada en su app, con modo sin conexión para cuando no hay cobertura.
• La prueba de lo que pasó, sin discusiones. Hora, foto, firma y ubicación en cada parada. Cuando alguien pregunte dentro de nueve meses, la prueba de entrega está a un clic y encaja con lo que decía el documento.
• Conectado con tu sistema. Nuestra API y las integraciones con tu ERP o TMS llevan los datos de la ruta a quien emite el documento, sin que nadie recopie nada a mano.

Digitalizar el documento de control es la parte visible. La que de verdad te ahorra multas es tener el dato limpio y el mismo documento en las manos del conductor y en tu archivo. Si quieres el plan concreto para dejar el papel, aquí está: digitalizar el albarán paso a paso.

Quedan pocas semanas. Empieza por una ruta.