3 claves para tener éxito al integrar tecnología en PYMEs

Uno de los principales miedos y frenos de las PYMES frente a la digitalización es integrar tecnología. La dicotomía entre elegir una solución que lo abarque todo, o soluciones específicas para cada problema. El beneficio de la primera opción es que tratas con un proveedor, todo se habla y no deberías tener demasiados problemas. El problema es que seguramente no resuelva tus procesos de la mejor forma y tengas que hacer un gran esfuerzo para adaptar tu negocio a la solución. La otra opción, pequeños expertos, normalmente dan mejor solución para cada proceso, pero hay la dificultad en conseguir que las aplicaciones se hablen entre ellas. Lo que significa que dos empresas colaboren, se integren y eso puede suponer un reto.

Cada vez se requieren sistemas más complejos y soluciones tecnológicas que optimicen las operaciones. La tendencia de one-fits-all (una solución para todo) cada vez es más complicada de encontrar y a medida que las empresas crecen van requiriendo de soluciones más específicas por lo que los proyectos de integración son cada vez más habituales, pero sobre todo, más necesarios.

Por poner grandes ejemplos, uno de los grandes éxitos de Inditex ha sido tener un único stock centralizado entre almacenes y tiendas, lo que permite tener en tiempo real el estado de cada una de las piezas de ropa y alcanzar mayor éxito en un entorno omnicanal donde el cliente compra online, se envía de varios centros para consolidarse en tienda y que el cliente recoja en la tienda comprando un complemento que encontró de casualidad. Pero algo así, no está sólo al alcance de grandes compañías, las PYMEs también tienen mucho que decir, y su escala hace que sean proyectos mucho más sencillos, rápidos y baratos de implementar.

Los beneficios de integrar los sistemas son mejoras directas en la productividad y en la calidad del servicio que brindan, procesos operativos estandarizados y optimizados, facilidad en los procesos internos, reducción de errores y además homogenización de los datos.

Por qué se presenta como un freno o desafío, o ¿Por qué trae tantos dolores de cabeza para las empresas? Principalmente porque muchas empresas no poseen de la experiencia, los recursos para desarrollar internamente a estos proyectos ni personal con el conocimiento para liderar un proyecto de este tipo. La solución, externalizar estos proyectos, y sin un buen asesoramiento el proyecto puede ser un gran dolor de cabeza. Por ese motivo, buscar un proveedor que conozca el negocio, las herramientas a integrar y que tenga experiencia en proyectos similares son la clave del éxito para que un proyecto de integración sea un éxito, se desarrolle rápido y dentro del presupuesto.

Por desgracia, en ocasiones la digitalización trae costos elevados que las empresas no quieren afrontar por la duda si existirá realmente retorno de esa inversión. La digitalización con sentido común, mejorando y agilizando procesos sin duda genera grandes retornos de inversión. Por ese motivo es esencial que las compañías tengan un orquestador que entienda la necesidad del negocio, los procesos de la compañía y aquellos puntos que frenan la organización para optimizarlos mediante la digitalización. El partner será el que realmente implemente esa mejora, pero requiere de una coordinación a alto nivel que será la clave del éxito.

Estrategia, conocimiento y ejecución.

Hoy en día, la ejecución es la parte más sencilla de todas. Existen diferentes tipos de integraciones dependiendo de los sistemas disponibles y del objetivo. Las más utilizadas son las de API (Application Programming Interface) en las que se transmite data de un lado a otro de forma rápida y segura. Es la más utilizada ya que es más simple de realizar y ofrece gran rendimiento. Estas se utilizan para ingresar información a nuestra plataforma. Por otro lado la más utilizada para extraer información es la integración por Webhooks, en la que el sistema externo recibe datos cuando hay algún evento en la plataforma.

Desde Routal trabajamos continuamente para que las integraciones sean una oportunidad para agilizar aun más los procesos de las empresas, digitalizar y automatizar tareas que no aportan valor y concentrar el trabajo de los empleados en aquellos puntos donde realmente una persona aporta mayor valor.

Caso de Éxito Quaker State: Integrar SAP

QuakerState es una empresa líder en distribución de aceites y lubricantes para vehículos en México. En 2020 necesitaban estandarizar su procedimiento de entrega de mercancía y homogenizar la operativa para así no depender de una o más personas ante el recambio de personal. Ante esta situación implementaron la solución Routal.

Gracias al planificador de rutas inteligentes Planner pudieron unificar procesos en uno solo, además de generar un procedimiento único que estuviese al alcance de cualquier trabajador sin importar su nivel formativo.

Previo a la integración, las rutas de reparto se realizaban de forma manual, invertían horas diariamente en el proceso de planificación, apenas había seguimiento de la operativa y obtener cualquier informe sobre métricas de rendimiento era una inversión de decenas de horas, lo que limitaba mucho poder tomar decisiones de mejora.

Una vez implementada la integración de su sistema SAP con Routal la planificación de rutas comenzó a realizarse de manera automatizada y en minutos. Se redujo totalmente el riesgo sobre la figura del panificador de rutas y la dependencia de esa persona. También se automatizó la creación de informes de métricas para la mejora del control y seguimiento de sus procesos de distribución, y lo más importante: se conciliaron y validaron los datos. Así el proceso completo quedó estandarizado y optimizado.

“Routal Planner es fundamental para nosotros. Nos ahorra tiempo de planificación y nos hace más competitivos frente a nuestros competidores” opina su Gerente.

Caso de éxito Lácteas del Jarama: Integrar AS 400

Lácteas del Jarama es una de las empresas de lácteos más importantes de España, fue la primera empresa en introducir la mozzarella en nuestro país y su trayectoria la avala como una de las principales compañías de lácteos en el sector del food service.

El éxito de la implementación de Routal se debió gracias al éxito de la integración de su sistema de ERP un IBM AS400, un sistema extremadamente robusto pero difícil de integrar. Poder contar con un partner como Nakima ayudó a poder realizar la integración en apenas 3 semanas de trabajo y reducir así el tiempo de puesta en marcha a poco más de un mes.

El liderazgo interno identificó claramente la necesidad de eliminar pasos en el proceso que focalizaran al personal logístico en lo que realmente aporta valor: «Entregar de forma rápida, con el mínimo coste y ofreciendo el mejor servicio posible».

La experiencia de trabajar con profesionales expertos en este tipo de proyectos genera que las empresas puedan pensar más allá y quieran mejorar otros procesos que parecían imposibles de mejorar.

Desde Routal trabajamos para agilizar los procesos de integración mediante partners con muchísima experiencia en todo tipo de tecnologías y negocios alcanzando el éxito para que los proyectos sean un éxito.

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