Pruebas de entrega digital: qué son y porqué las necesitas en tu negocio

Las pruebas de entrega, también conocidas en inglés como proof of delivery (PoD), son el conjunto de toda la información relacionada con la entrega de un paquete o la realización de un servicio.

Su uso es cada vez más extendido en las operaciones logísticas, ya que certifica las entregas y/o servicios de manera satisfactoria, tanto para las empresas como para los propios clientes.

Las PEE o pruebas de entrega electrónicas (PoD)

En un contexto cada vez más digitalizado y que requiere de procesos cada vez más inmediatos, es imprescindible incorporar mecanismos y herramientas que avancen del mismo modo que los requerimientos operativos. Por ello, actualmente el uso de PEE o, lo que es lo mismo, pruebas de entrega electrónicas es imprescindible.

Las PEE son los justificantes digitales a través de los cuales un particular o compañía certifica haber recibido un bien o servicio.

De este modo, estas PEE sostienen la realización de una entrega o servicio, certificando variables como la hora, la ubicación, el nombre del receptor, la firma del receptor e incluso fotografías.

Gracias a la incorporación de pruebas de entrega en la operativa, las empresas que llevan a cabo el servicio o la entrega, pueden acceder electrónicamente a toda la documentación, para así verificar rápidamente que la operativa se ha realizado correctamente.

Actualmente, las pruebas de entrega digitales forman ya parte de la gran mayoría de las empresas del sector logístico, ya que son los mecanismos que nos ayudan a ofrecer un mayor control del proceso de la última milla de manera rápida y eficiente.

Ventajas de las pruebas de entrega digitales

Como se ha mencionado anteriormente, la principal ventaja de las pruebas de entrega digitales es el control absoluto del proceso de entrega o realización de un servicio de manera inmediata. No obstante, también cuentan otras múltiples ventajas. Estas son algunas de ellas:

• Productividad: el uso de pruebas de entrega digitales agiliza el proceso de entrega, ya que se acortan tiempos además de facilitar también la gestión de la información.
• Aumento de la información: el cómputo de información recogida en las pruebas de entrega digitales es mayor que en papel, ya que en éste la capacidad es limitada.
• Fotografías: con las pruebas de entrega digitales es posible añadir fotografías del momento de la entrega o realización del servicio de manera instantánea.
• Reducción de costes: con la incorporación de herramientas que permitan realizar pruebas de entrega de manera digital se eliminan todos aquellos costes asociados al almacenaje de pruebas de entrega analógicas (personal, espacio, etc.).
• Eficiencia: con la inclusión de pruebas de entrega digitales evitaremos posibles errores humanos como la pérdida de documentación o posibles confusiones.
• Sostenibilidad: apostar por métodos que ayuden a mejorar la sostenibilidad de nuestra compañía tiene cada vez mayor peso y ésta es precisamente otra de las ventajas de las pruebas de entrega digitales, ya que impulsa suprimir el uso de papel de un único uso por alternativas digitales y más sostenibles.

Las múltiples utilidades de las pruebas de entrega

Ahora que ya conoces qué son las pruebas de entrega y cuáles son todas sus ventajas, te mostramos algunas de sus múltiples utilidades.

• Trazabilidad: no tan solo en el proceso de entrega de un pedido, en el que la prueba de entrega certifique la entrega del mismo, tanto para la empresa repartidora como para el cliente, sino también en la realización de servicios. Un ejemplo de ello es el caso de una empresa que se dedique a la prestación de servicios de limpieza: en este caso particular, la empresa que realiza la limpieza certifica que la misma se ha realizado correctamente, enviando una o diversas fotografías tanto al usuario receptor de dicho servicio como a su propia compañía. De este modo, tanto usuarios como empresarios tienen la certeza y de manera instantánea que el servicio se ha realizado satisfactoriamente.
• Control exhaustivo: es habitual que en empresas de distribución de canal Horeca se produzcan cambios en el momento de la entrega por multitud de posibilidades: productos en mal estado, no deseados, etc. En este caso, y gracias a las pruebas de entrega, queda reflejada la cantidad total de productos recibidos, así como las características de cada uno de ellos. Todo ello puede sincronizarse automáticamente con el ERP, para así actualizar la facturación final del cliente y reducir a cuestión de segundos una operación que, sin pruebas de entrega digitales, podría alargarse a días, errores de facturación y un sin fin de llamadas y trabajo de oficina y retraso en el cobro de la mercancía con el consecuente coste financiero para la empresa distribuidora.
• Monitorización proactiva: otro de los usos a la par que gran ventaja de la inclusión de pruebas de entrega en nuestra operativa es, precisamente, su uso en lo que se refiere a la trazabilidad en tiempo real. Un ejemplo de ello es, el caso en el que el responsable logístico de la operativa pueda estar controlando y monitorizando en tiempo real el estado de las entregas y, de este modo, poder observar si existen retrasos o si ha habido algún problema en el momento de la entrega que pueda ser subsanable.

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